Контроль проведения

Магазин приложений МоегоСклада → «Контроль проведения» → «Установить». Приложение попросит права на просмотр остатков, закупочных цен, товаров и контрагентов и на работу с заказами, счетами и отгрузками. Первые 14 дней — бесплатно.

Откройте приложение в списке решений. В матрице «правило × тип документа» каждому сочетанию задаётся режим: выключено, предупреждать или запрещать сохранение. Начните с «предупреждать» — увидите, сколько нарушений даёт ваш обычный поток, и только потом включайте запрет.

У каждого правила свои параметры прямо в его карточке: границы цены (нижняя и верхняя, от закупочной, минимальной, себестоимости или цены прайса), лимит скидки, окно поиска дублей, набор обязательных полей. Отдельно — исключения: группы товаров, контрагенты и группы контрагентов, к которым правила не применяются (уценка, оптовики, продажи своей же компании). Группа контрагентов — это «Группы» в карточке контрагента МоегоСклада; исключение по группе действует на всех, кто в неё входит. У каждого исключения можно выбрать, какие именно правила оно снимает: «этому клиенту особая цена» и «этому клиенту можно продавать в минус» — разные решения. По умолчанию исключение снимает все правила. Обязательные поля — свойство документа, а не товара, поэтому группой товаров они не снимаются. Обязательными можно сделать и ваши собственные доп. поля документа — они появляются в списке рядом со штатными, отдельно для каждого типа документа. Поля типа «флажок» в списке не предлагаются: снятая галочка для МоегоСклада — такое же заполненное значение, как поставленная, и правило по ней не сработало бы никогда. Третий вид исключения — сотрудник: директору, который ставит цену сам, приложение мешать не должно. Здесь два варианта. «Не запрещать сохранение» — проверки идут, нарушение видно в карточке и попадает в журнал и в отметку документа, но сохранить можно всегда. «Не проверять вовсе» — документов этого сотрудника приложение не касается: ни проверки, ни отметки, ни упоминания. Сотрудник появляется в списке, когда откроет карточку документа или сохранит его; до этого его можно добавить по логину из раздела «Настройки → Сотрудники» МоегоСклада. Исключения меняет только администратор аккаунта — выписать послабление самому себе рядовой сотрудник не может.

Цена, которую менеджер поставил при оформлении, — это договорённость с клиентом, и запрещать её в ту же минуту бессмысленно. Задайте в настройках «Цена действует N дней»: пока срок идёт, правила «Цена вне коридора» и «Скидка выше лимита» только предупреждают, даже если стоят в «запретить». Новый документ поэтому создаётся с любой ценой. Отсчёт идёт от последнего изменения позиций — товара, количества, цены, скидки: клиент позвонил, менеджер обновил цены — срок пошёл заново. Правка комментария или адреса срок не продлевает. Когда срок вышел, правила работают как настроено: заказ, пролежавший дольше срока, требует новой цены или согласования руководителя (галочка «Согласовано»). Отгрузка и счёт, созданные по заказу, наследуют его срок — просроченный заказ не уедет через «Создать отгрузку». Две оговорки: срок лишь откладывает запрет правил цены и скидки — если они стоят в «предупредить», он ничего не меняет; и продлевает его любое изменение цены в строке, даже на копейку, поэтому это дисциплина, а не замок — замок здесь галочка руководителя. На остаток и дубли срок не влияет.

Иногда документ с нарушением всё-таки нужно провести — цену согласовали с клиентом неделю назад, скидку разрешил директор. Включите в настройках «Разрешать сохранение, если в документе стоит галочка „Согласовано“», и приложение заведёт такое поле в заказе, счёте и отгрузке. Руководитель смотрит документ, ставит галочку — и сотрудник его проводит. Проверка при этом не отключается: нарушение остаётся видно в карточке, попадает в журнал и в отметку документа с пометкой «по согласованию», а вам приходит уведомление. Согласовать может администратор аккаунта или сотрудник, которого вы перечислили в настройках: у него галочка снимает запрет сразу. Всем остальным она разрешает провести только тот документ, который согласовали до них, и только по тому нарушению, которое в нём тогда было, — иначе достаточно было бы сохранить чистый документ с галочкой, а следующим сохранением опустить цену. При создании нового документа галочка не действует: согласовать можно только то, что уже сохранено и что руководитель мог увидеть. Каждый проведённый по согласованию документ приложение помечает и показывает, кто его сохранил. Согласование можно ограничить сроком: «действует 7 дней» означает, что цена, о которой договорились, держится неделю, а потом документ снова требует разрешения. Отсчёт идёт от последнего изменения цен: позвонил клиент, менеджер обновил цены — срок начинается заново. Ноль дней — бессрочно, пока в документе стоит галочка.

Второй способ пропустить документ с нарушением — оплата. Деньги получены, сделка состоялась, останавливать её поздно. Включите «Не запрещать, если документ оплачен» и задайте, какую долю суммы считать достаточной: 100 % — только полностью оплаченный, 30 % — обычная предоплата. Отдельно отметьте, по каким правилам оплата снимает запрет: по умолчанию это цена и скидка. Остаток в этот список лучше не добавлять — оплата не создаёт товар на складе, и полностью оплаченная отгрузка увезла бы то, чего нет. По отгрузке засчитывается и предоплата по связанному заказу: в МоемСкладе платежи привязываются к конкретному документу, и без этого предоплата, внесённая по заказу, до отгрузки бы не дошла. Доля считается от текущей суммы документа: дописали позиций — доля упала. Документ в валюте оплатой не разблокируется. Проверка при этом, как и с согласованием, не отключается: нарушение остаётся видно, попадает в журнал и в отметку документа с указанием доли — «· по оплате 60 %».

В карточке документа нарушение показывает сам виджет — тому, кто её открыл. Чтобы о нарушении узнали вы, есть два способа, оба в настройках: они срабатывают после сохранения любого документа и остаются единственными для тех, которых виджет не видит — из интеграций, мобильного приложения и кассы. Первый включён сразу: результат записывается в доп. поле документа «Контроль проведения», нарушение видно в списке документов и отбирается штатным фильтром, а исправленный документ получает отметку «нарушений нет». Второй — упоминание вас в Ленте событий заказа или счёта: письмо, уведомление в мобильном приложении МоегоСклада и колокольчик отправляет сам МойСклад по вашим настройкам уведомлений. У отгрузки своей ленты нет — по ней событие уходит в ленту связанного заказа, а если заказа нет, останется только отметка в документе. Рядом есть кнопка «Отправить пробное упоминание» — нажмите её и убедитесь, что сообщение доходит.